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Datenschutz

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

 

Verantwortliche:

Thomas Holzmann

Österreich Institut Polska

ul. Zielna 37, 00-108 Warszawa

 

Ansprechperson:

Katarzyna Ciećkiewicz

Österreich Institut Polska

ul. Zielna 37, 00-108 Warszawa

Tel.: 22 / 331 91 36

Email: warszawa@oei.org.pl

Welche Daten werden verarbeitet, und aus welchen Quellen stammen diese Daten?

Wir verarbeiten jene personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen einer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir Fakten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Medien, Unternehmenswebseiten, Firmenbuch, Außenwirtschaftscentern) zuverlässigerweise erhalten haben.

Die Website des Österreich Institut können Sie ohne Angabe direkt personenbezogener Daten besuchen. Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten erhoben werden, erfolgt dies auf freiwilliger Basis und nach Bestätigung unserer Datenschutzerklärung. An personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Newsletteranmeldung erhoben: Vorname, Nachname und Emailadresse. Das Österreich Institut speichert und verarbeitet diese Daten nur zum jeweils auf der Webseite angegebenen Zweck.

Es können auch folgende Daten verarbeitet werden:

  • Auftragsdaten (z.B. Bestellungen per Email oder Onlineshop, Angebotsanfragen)
  • Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (Firmenkurse, Rechnungsdaten)
  • Werbe- und Vertriebsdaten
  • Dokumentationsdaten (z.B. Beratungsprotokolle, Protokolle aus Vernetzungstreffen, Daten im Rahmen von Kooperationen)
  • Bild- und Tondaten (z.B. Fotos oder Videos aus den Kursen und Veranstaltungen für Werbezwecke)
  • Newsletter-Daten über schriftliche Anmeldung bei Veranstaltungen


Alle Daten werden sicher verwahrt und ohne Einwilligung der Nutzer nicht an Dritte weitergegeben.

Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Zoom“ der Österreich Institut GmbH

 

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.

 

Zweck der Verarbeitung. Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

 

Verantwortlicher

 

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die Österreich Institut Polska Sp zoo, ul. Zielna 37, 00-108 Warszawa

 

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.

 

Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben. Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

 

Welche Daten werden verarbeitet? Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

 

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

 

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

 

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

 

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

 

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

 

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

 

Umfang der Verarbeitung

 

Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.

 

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

 

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

 

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

 

Die in „Online-Meeting“-Tools wie „Zoom” bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist deaktiviert.

 

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

 

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

 

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Erfüllung eines Vertrags), soweit die Meetings im Rahmen von konkludent oder schriftlich vertraglich vereinbartem Online-Unterricht durchgeführt werden.

 

Für Mitarbeiter ist die Rechtsgrundlage abgesehen von der genannten Bestimmung, außerdem Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, d.h. Teil ihrer Einwilligung zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten für den Zweck der Ausübung ihrer Tätigkeit für das Österreich Institut.

 

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

 

Empfänger / Weitergabe von Daten

 

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

 

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

 

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

 

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

 

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

 

Ihre Rechte als Betroffene/r

 

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

 

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

 

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

 

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

 

Löschung von Daten

 

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

 

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

 

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

 

Änderung dieser Datenschutzhinweise

 

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten gemäß den datenschutzrechtlichen Vorschriften:

  • Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1b DSGVO):

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist notwendig, um Kurse, Prüfungen, Projektwochen und Bestellvorgänge zu Unterrichtmaterial abwickeln zu können, die aufgrund von Verträgen mit Ihnen, Kooperationsvereinbarungen mit Universitäten und zur Ausführung Ihrer Aufträge durchgeführt werden. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Produkt.

  • Zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1c DSGVO):

Gewisse rechtliche Pflichten können es erfordern, personenbezogene Daten zu verarbeiten. Dies betrifft insbesondere das Rechnungswesen.

  • Im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1a DSGVO):

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, erfolgt eine Verarbeitung nur gemäß der vorliegenden Datenschutzerklärung, auf die in den jeweiligen Zustimmungserklärungen (Checkboxen auf der Webseite oder in Papierform) verwiesen wird. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit per Email, telefonisch oder schriftlich mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Vor dem 25.5.2018 zulässig eingeholte Einwilligungen bleiben weiterhin gültig.

  • Zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1f DSGVO):

Sollte es zur Wahrung der Interessen der Österreich Institut GmbH oder eines Dritten notwendig sein, dass Ihre Daten über die genannten Erfordernisse hinaus verarbeitet werden, so erfolgt eine Datenverarbeitung insbesondere bei Werbung (soweit sie der Nutzung der Daten nicht gem. Art. 21 DSGVO widersprochen haben), zur Veranstaltungsorganisation, Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen, Maßnahmen zum Schutz von Mitarbeiter/innen, Kund/innen oder des Eigentums der Österreich Institut GmbH und im Rahmen der Rechtsverfolgung.

Wer erhält ihre Daten?

Innerhalb der Österreich Institut GmbH erhalten diejenigen Mitarbeiter/innen Ihre Daten, die sie zur Erfüllung der vertraglichen, gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Pflichten sowie zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen. Darüber hinaus erhalten von uns beauftragte Auftragsverarbeiter (insbesondere IT- sowie Backoffice-Dienstleister, DHL, Onlineshop sowie Prüfungsanbieter) Ihre Daten, soweit sie diese zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgabe benötigen. Sämtliche Auftragsverarbeiter sind vertraglich dazu verpflichtet, ihrerseits Ihre Daten entsprechend der DSGVO zu behandeln und nur im Rahmen ihrer Leistungserbringung zu verarbeiten. Bei Bestehen von aufsichtsrechtlichen Verpflichtungen kann auch der Gesellschafter, das Bundesministerium für Europa, Integration und Äußeres, Ihre personenbezogenen Daten empfangen.

 

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert und verarbeitet?

Ihre Daten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung bzw. im Falle des Newsletters bis zum Widerruf sowie darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten gespeichert. Bild- und Tondaten werden maximal 5 Jahre für Werbezwecke verwendet.

Welche Datenschutzrechte stehen Ihnen zu?

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer gespeicherten Daten sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung.
Wenn Sie uns Ihre Daten, die zur Aufnahme und Durchführung unserer Kurse, Prüfungen und Kooperationen mit Universitäten notwendig sind, nicht zu Verfügung stellen wollen, müssen wir die Durchführung der entsprechenden Leistung in der Regel ablehnen. Einen bestehenden Vertrag können wir in diesem Fall nicht mehr durchführen und müssen diesen folglich beenden. Sie sind jedoch nicht verpflichtet, eine Einwilligung zur Verarbeitung von jenen Daten zu erteilen, die für eine Vertragserfüllung nicht relevant sind.

Cookies und Web-Analytics

Um unsere Webseite bedarfsgerecht zu gestalten, werden sogenannte Cookies gesetzt. Cookies sind kleine Textdateien, die eine Wiedererkennung des Nutzers unserer Webseiten ermöglichen. Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern. Darüber hinaus erfolgt Ihre Zustimmung zur Nutzung der Cookies im Cookie-Banner samt Link zu der vorliegenden Datenschutzerklärung.
Um Ihnen bedarfsgerechte Werbeangebote zu Verfügung zu stellen, haben wir auch Google als Dienstleister beauftragt, Aufzeichnungen mittels Cookies zu erstellen. Dabei wurden Vorkehrungen getroffen, dass Ihre Daten nur anonymisiert übermittelt werden und kein Zusammenhang mit Ihrer Person hergestellt werden kann. Sie haben trotzdem die Möglichkeit, diesen Aufzeichnungen zu widersprechen und dieses Service nicht zu nutzen. Eine Anleitung dazu finden Sie beispielsweise hier: support.google.com/analytics/answer/181881

Social Media

Auf der Webseite des Österreich Institut finden sich Plug-Ins (z.B. ShareThis-Einbindungen zu Facebook, Linked In, Instagram und Twitter oder youtube-Videos). Durch Anklicken des jeweiligen Symbols stimmen Sie der Kommunikation mit der jeweiligen Plattform und der Übermittlung von Informationen (z.B. IP-Adresse) an den jeweiligen Serviceanbieter zu. Nähere Informationen zur jeweiligen Verwendung Ihrer Daten entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung des gewählten Serviceanbieters.